Stichting Dorcas is een christelijk organisatie voor noodhulp en internationale samenwerking. Dorcas investeert in duurzame verandering en is er voor mensen in nood die door armoede, uitsluiting of crisis achtergesteld worden. Dat doet Dorcas in veertien landen in Oost-Europa, Oost-Afrika en het Midden-Oosten. Als stichting is het belangrijk open en transparant te zijn. Een goede projectadministratie is daarbij cruciaal. Thomas de Bruin, Manager IT bij Dorcas, vertelt in deze blog hoe Vloeiend IT, en met name hun oplossing FILE 365, daaraan bijdraagt.
Donateurs en kringloopwinkels
Dorcas biedt al meer dan veertig jaar ondersteuning aan mensen in nood. Bij een ramp of crisis verlenen we noodhulp en dragen we bij aan wederopbouw. Tegelijkertijd investeren we in structurele oplossingen voor armoede en uitsluiting. Dat kunnen wij doen dankzij de steun van donateurs en met de inkomsten die de 43 Dorcas-kringloopwinkels genereren. Als Manager IT ondersteun ik, met mijn team van zes medewerkers, onze winkels, de fondsenwervende afdelingen in Nederland en de kantoren in de verschillende landen door ze te voorzien van de juiste technologie en goede hardware.
Onduidelijkheid over de laatste versie
Jaarlijks doen we honderden projecten in de veertien landen waar we actief zijn. Als stichting is het bijhouden van goede projectdocumentatie cruciaal, van projectvoorstel tot en met de afsluitende rapportages. Om al die documentatie bij te houden, hebben wij drie jaar geleden Salesforce geïmplementeerd. Salesforce is bij ons leidend, daar moeten we alle finale documenten opslaan. Dat is heel belangrijk omdat we als stichting vaak met audits te maken hebben. In de praktijk zagen we dat een deel van de documentatie in Salesforce werd bewaard en een deel in SharePoint. Het gevolg daarvan was dat we documenten dubbel hadden en dat er vaak onduidelijkheid was over wat exact de laatste versie was. Een hoop onduidelijkheid dus. Een andere uitdaging waar we mee te maken hadden was dat externen toegang moesten hebben tot onze documentatie. Dat is niet heel eenvoudig te regelen in Salesforce.
Onder de indruk van de Salesforce-kwaliteiten van Vloeiend IT
In mijn zoektocht naar een oplossing kwam ik FILE 365 tegen. Dat was toen net ontwikkeld door Vloeiend IT en ik nodigde Merk de Jager en Auke Jutjens uit om een demo te komen geven. Op dat moment koos ik er nog niet direct voor om met FILE 365 te starten. Ik was wel onder de indruk van de Salesforce-kwaliteiten van Vloeiend IT en besloot om een samenwerking met hen aan te gaan.
Nieuwe feature: Site Per Record
Naarmate de samenwerking vorderde, groeide onze behoefte aan een oplossing die Salesforce met Microsoft 365 integreert. Alleen de manier van documentopslag in FILE 365 was niet helemaal zoals we dat wensten. Standaard worden documenten opgeslagen in één mapje, met alle records van dat type. Speciaal voor ons heeft Vloeiend IT toen een nieuwe feature ontwikkeld: Site Per Record. Daardoor ontstond de mogelijkheid om documenten die bij een specifiek project – een record in Salesforce – horen, op een separate SharePoint-site op te slaan. Zo kunnen we makkelijker de beveiliging van documenten inregelen.
Meer duidelijkheid en minder administratieve handelingen
In november 2022 hebben we FILE 365 geïmplementeerd en dat bevalt heel goed. Als internationale organisatie vraagt het altijd even wat tijd en energie voordat alle medewerkers een oplossing omarmen, maar dat is inmiddels wel het geval. Dankzij FILE 365 hebben we overzicht. Voorheen waren er medewerkers die op regelmatige basis controleerden of de finale versies van bijvoorbeeld contracten en projectvoorstellen wel in Salesforce stonden. Dat hoeft nu niet meer. Ook zijn we al die extra administratieve handelingen kwijt: downloaden, aanpassen, opslaan, uploaden en zoeken naar de juiste versie. Zo halen we veel meer uit Salesforce. We zijn dan ook aan het onderzoeken of we FILE 365 breder kunnen gaan inzetten.
Snel schakelen
Behalve dat FILE 365 een waardevolle oplossing voor onze organisatie is, bevalt ook de samenwerking met Vloeiend IT als Salesforce-consultingpartner erg goed. Ze denken niet alleen met ons mee over de inrichting van onze processen, maar kunnen ook zaken automatiseren. Dat ze kennis hebben van zowel Salesforce als Microsoft 365 is mooi meegenomen. Ik heb eerder integratietrajecten meegemaakt en weet dat dat een behoorlijk moeizaam proces kan zijn. Voor de ene oplossing moet je dan naar partij x en voor de andere oplossing naar partij y. Dat heen-en-weren tussen twee organisaties zorgt voor een hoop gedoe. Nu ligt alles bij één partij. En dat is ook nog eens een partij waarmee het lekker snel schakelen is.
Geïnspireerd?
FILE 365 integreert Microsoft 365 en Salesforce. Documenten die aan een record in Salesforce zijn gekoppeld, worden opgeslagen in SharePoint, maar kunnen zowel vanuit Salesforce als SharePoint worden geopend. Open en bewerk bestanden rechtstreeks vanuit Salesforce met één klik! Nieuwsgierig? Vraag dan nu vrijblijvend een demo aan! We leren je graag kennen.
