Wie werkt met Salesforce weet hoe belangrijk het is om altijd toegang te hebben tot de juiste versie van de juiste documenten. Het effectief beheren van documenten is dan ook essentieel om productief te blijven en fouten te voorkomen. In deze blog lichten we toe hoe je met Salesforce SharePoint integratie rechtstreeks toegang krijgt tot Office 365 bestanden vanuit Salesforce en je bestandsbeheer naar een hoger niveau kunt tillen.

Nooit meer zoeken in verschillende systemen

We herkennen het allemaal: je hebt dringend een bepaald document nodig, maar je weet niet meer waar het staat: in Salesforce of op een SharePoint-site? En als het in SharePoint staat, in welke map staat het dan? Dit tijdrovende gezoek naar bestanden kun je vermijden door Salesforce en SharePoint met elkaar te integreren. Het resultaat is één entrypoint voor de opslag in verschillende opslagsystemen en altijd het juiste en meest up-to-date document.

Efficiënt bestanden bewerken vanuit Salesforce

Zelfs voor de kleinste wijzigingen, zijn in Salesforce normaalgesproken veel handelingen nodig om een bestand te updaten. Downloaden, lokaal bewerken en vervolgens weer uploaden naar het juiste record. Met de integratie van File 365 bespaar je veel tijd doordat je bestanden direct vanaf het gerelateerde Salesforce record kunt openen en bewerken, direct in de juiste Microsoft Office app. Wijzigingen worden direct na het opslaan verwerkt en getoond in Salesforce en in SharePoint.

Audittrails

Als er meerdere medewerkers betrokken zijn bij het bewerken van documenten in Salesforce, is het belangrijk een duidelijk overzicht te hebben van de geschiedenis en wijzigingen. Door de integratie met SharePoint kun je met File 365 altijd achterhalen wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer. Verwarring, fouten en zelfs juridische problemen door het ontbreken van een audit trail van jouw Salesforce bestanden zijn hierdoor verleden tijd.

Geavanceerde beveiliging

In een wereld waar gegevensbeheer en beveiliging steeds belangrijker worden, is het essentieel om voldoende aandacht te besteden aan de bescherming van je documenten. Onvoldoende beveiliging kan leiden tot gegevenslekken, inbreuken op de privacy en zelfs juridische gevolgen. Met File 365 kun je ervoor kiezen om alle bestanden die gerelateerd zijn aan een specifiek record in Salesforce op te slaan in een aparte SharePoint-site. Dit zorgt voor meer overzicht en vereenvoudigt de beveiliging, omdat de toegang tot bestanden wordt bepaald door de instellingen van de SharePoint-site.

Het beste van twee werelden

De Salesforce SharePoint integratie van FILE 365 zorgt dat je je SharePoint-bestanden direct vanuit Salesforce kunt openen en bewerken, inclusief alle slimme functionaliteiten van de Microsoft 365 applicaties. Dit zorgt voor meer efficiëntie, overzicht en verbeterde beveiliging van al je bestanden. Met FILE 365 combineer je het beste van twee werelden.

Meer weten?

Wil jij ook je documentbeheer naar een hoger niveau tillen? Vraag dan nu vrijblijvend een demo aan! We leren je graag kennen.