Wie werkt met Salesforce weet hoe belangrijk het is om altijd toegang te hebben tot de juiste versie van de juiste documenten. Het effectief beheren van documenten is dan ook essentieel om productief te blijven en fouten te voorkomen. Toch zien we nog weleens het een en ander fout gaan. In deze blog delen we vijf veelgemaakte fouten van Salesforce-gebruikers als het op documenten aankomt en ontdek je hoe je documentbeheer naar een hoger niveau tilt.
1️. Je hanteert verschillende systemen
We herkennen het allemaal: je hebt dringend een bepaald document nodig, maar je weet niet meer waar het staat: in Salesforce of op een SharePoint-site? En als het in SharePoint staat, in welke map staat het dan? Je hebt geen idee… Het resultaat? Tijdrovend gedoe en frustrerend gezoek naar bestanden. Het hebben van verschillende opslagsystemen leidt tot verwarring en inefficiëntie.
2. Geen gebruik van versiebeheer
Een andere veelvoorkomende fout is het ontbreken van versiebeheer. In Salesforce kan het omslachtig zijn om documenten te updaten. Je moet ze downloaden, lokaal bewerken en vervolgens weer uploaden naar het juiste record. Dit proces kan leiden tot gebrek aan overzicht en conflicten als meerdere mensen tegelijkertijd aan een document werken.
3. Onvoldoende beveiliging
In een wereld waar gegevensbeheer en beveiliging steeds belangrijker worden, is het essentieel om voldoende aandacht te besteden aan de bescherming van je documenten. Onvoldoende beveiliging kan leiden tot gegevenslekken, inbreuken op de privacy en zelfs juridische gevolgen. Daar zit helemaal niemand op te wachten natuurlijk.
4. Geen gebruik van geautomatiseerde processen
Het handmatig uploaden en bijwerken van documenten kost tijd en kan leiden tot fouten en – opnieuw – zoektochten naar het juiste en meest up-to-date document. Het niet benutten van geautomatiseerde processen, zoals workflows en integraties, kan de efficiëntie belemmeren.
5. Gebrek aan audittrails
Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van de geschiedenis en wijzigingen van documenten, vooral als er meerdere medewerkers betrokken zijn bij het bewerken ervan. Zonder een adequate audittrail is het moeilijk om te achterhalen wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer. Dit kan leiden tot verwarring, fouten en zelfs juridische problemen als de juiste documentatie ontbreekt.
Het beste van twee werelden
Met FILE 365 ben je van al dit gedoe af en wordt je – werkende – leven een stuk eenvoudiger en veiliger bovendien. Salesforce zorgt dat je informatie makkelijk kunt vinden, FILE 365 zorgt dat je je Microsoft 365-bestanden direct vanuit Salesforce kunt openen en bewerken, inclusief alle slimme functionaliteiten van de Microsoft 365 applicaties. De functie SharePoint-site per record geeft je bovendien de mogelijkheid om alle bestanden die gerelateerd zijn aan een specifiek record in Salesforce op te slaan in een aparte SharePoint-site. Dit zorgt voor meer overzicht en vereenvoudigt de beveiliging, omdat de toegang tot bestanden wordt bepaald door de instellingen van de SharePoint-site. Met FILE 365 combineer je het beste van twee werelden.
Meer weten?
FILE 365 integreert SharePoint in Salesforce. Microsoft 365 bestanden die aan een record in Salesforce zijn gekoppeld, worden opgeslagen in SharePoint, maar kunnen zowel vanuit Salesforce als SharePoint worden geopend. Open en bewerk bestanden rechtstreeks vanuit Salesforce met één klik! Nieuwsgierig? Vraag dan nu vrijblijvend een demo aan! We leren je graag kennen.
