Iedereen zal het herkennen. Zit je net lekker in dat ene rapport, zie je ineens in je ooghoek dat er een mail binnenkomt. Even checken. Je bent een belangrijke vergadering aan het voorbereiden, hoor je ineens die overbekende pingel van een Whatsapp. Even kijken. Je wilt in Salesforce checken hoe het met dat ene project staat, en voor je het weet ben je met een collega aan het chatten over iets heel anders. Al die momenten dat je van taak en context wisselt, ondermijnen je productiviteit. In deze blog geeft Kyung de Jong-Dijkman, Salesforce Administrator bij Vloeiend IT, je een paar tips om scherp te blijven in een wereld vol afleidingen.

Moeiteloos van honderd kilometer per uur naar stapvoets rijden

Volgens het MIT Department of Brain and Cognitive Sciences is cognitieve flexibiliteit – het vermogen van onze hersenen om te schakelen tussen verschillende situaties – heel belangrijk. Zo kunnen we op de snelweg rijden met honderd kilometer per uur, maar weten we dat we vaart moeten minderen op het moment dat we een woonwijk inrijden. Gelukkig maar. Het feit dat we in staat zijn om voortdurend tussen context te wisselen, wil echter nog niet zeggen dat het ook altijd verstandig is. Het zorgt namelijk voor tijdverlies en een grotere foutkans.

Verminderde focus

Het probleem is meestal dat je nog steeds aan een vorige taak denkt wanneer je op het werk overschakelt naar een nieuwe taak, een fenomeen dat bekend staat als aandachtsresidu. Het resultaat? Verminderde focus. De nieuwe taak krijgt niet je volledige aandacht omdat je nog gedeeltelijk gefocust bent op je vorige taak. Volgens een onderzoek uit 2008 van de universiteit van California, duurt het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden voordat mensen zijn hersteld van een onderbreking en zich weer volledig kunnen concentreren op de taak waarmee ze bezig waren.

Hoe beperk je de negatieve effecten van contextwisseling?

Gebruik standaard apps van Salesforce en Microsoft. Er zijn verschillende apps van Microsoft en Salesforce die je kunnen helpen te focussen. Zo heeft Salesforce en handige takenlijst die je helpt je taken te organiseren en prioriteiten te stellen.  En met Einstein Activity Capture heb je al je email, agenda-items en contacten zowel in Salesforce als in Outlook beschikbaar.

Niet meer switchen tussen applicaties

Wat ook enorm helpt om gefocust te blijven, is als je minder hoeft te zoeken naar de juiste versie van bestanden. In Salesforce weet je precies waar je informatie kunt vinden en met de Salesforce add-on FILE 365 open je je Microsoft 365-bestanden gewoon direct vanuit Salesforce, inclusief alle slimme functionaliteiten die Microsoft je biedt. Zo creëer je de optimale workflow en minimaliseer je het aantal handelingen. Afleiding? Daar is helemaal geen tijd voor!

Meer weten?

FILE 365 integreert Microsoft 365 en Salesforce. Documenten die aan een record in Salesforce zijn gekoppeld, worden opgeslagen in SharePoint, maar kunnen zowel vanuit Salesforce als SharePoint worden geopend. Open en bewerk bestanden rechtstreeks vanuit Salesforce met één klik! Nieuwsgierig? Vraag dan nu vrijblijvend een demo aan! We leren je graag kennen.